如何选择一款硬核外贸管理软件?--慧新软件

2020-03-25 10:12:10 0

外贸管理软件


慧新外贸管理软件是专业针对国内外贸企业研发的信息化管理工具,目前包括《客户资源管理系统》、《外贸业务管理系统》以及《外贸开发管理系统》三大部分。

外贸软件按技术架构来分又分为C/S和B/S两种架构,C/S架构只适合在公司内部应用,不支持远程办公;而B/S架构是一种水平要求很高的技术支持远程办公,而我们慧新软件是采用最新型的B/S架构。

客户资源管理系统


《客户资源管理系统》是外贸业务的基础,通过对业务团队日常与客户交流沟通的数据进行高效准确的记录和有序的归档,帮助企业提炼出企业最核心的客户资源,基本功能都差不多,差别主要在于易用性和一些关键性能,关于易用性方面,主要是针对系统上层的整体框架,有些是“以客户为中心”的二维框架,有些是“以功能为中心”的一维框架,不同的用户,可能习惯不一样,选择可能就会不一样;而关于性能方面,则主要是关于远程性能及稳定性、可靠性等,远程性能不行的话,那是非常麻烦的,出差在外或在家的话,都将不能方便地使用系统,有些软件他本身的远程性能是不错的,有些则需要借助于第三方,这就要求用户能正确区分,因为借助于第三方的,往往是它本身具有的远程技术水平不行,并且第三方的远程技术本身也存在稳定性差的缺陷,这种缺陷是软件公司根本无法解决的。

下面是客户资源的一些大致功能:

1、客户管理

1.1.完整记录客户资料,防止员工离职导致重要客户流失

1.2.客户可配置业务员占用的客户数量和跟进周期

1.3.支持Excel表格快速录入和导出客户信息

1.4.未联系客户提醒

1.55.有效防止公司内部撞单

1.6.针对意向客户建立待办事项,帮助记录客户需求,并时刻提醒

1.7.独一无二的客户意向等级分析,及时跟进意向客户

1.8.管理员可以后台查看所有客户的来往邮件,以便帮助新人跟进客户


2、邮件管理

2.1.邮件动态归档,客户历史来往邮件一览无遗

2.2.无需安装客户端即可收发邮件

2.3.界面简洁,无需学习即可快速上手

2.4.支持邮件追踪,随时查阅客户打开邮件的次数

2.5.免费私人助理,记录历史操作动作让你工作更高效

2.6.陌生客户邮件地址自动录入,省时高效

2.7.支持绑定多个邮箱账号,统一收发邮件

2.8.新邮件提醒,及时跟进

2.9.代办邮件处理提醒,不错过任何一个重要客户

3、PI管理

3.1.PI在线编辑,客户选择好对应的产品后,系统会自动插入产品信息和自动计算金额,20分钟-4小时的PI工作量在3~5分钟内执行完毕

3.2.支持Excel和PDF 两种格式导出

3.3.在线生成PI后,系统能够自动识别PI文件记录和保存起来,做到随时随地查看当前客户的历史PI文件和对应的邮件,便于客户清楚的了解到自己以前的报价情况.


3.4.管理员可以随时查看到PI发送数量,及时掌握团队出单之前的整体情况,便于团队成员及时的辅导,同时根据自己团队发送的PI数量来对未来1~3个月的业绩作出预断.


4、样品管理

针对公司业务建立完整的电子化产品资料库,以标准格式存放数据库,一劳永逸,随取随用。


5、消息管理

提供公司公告板功能,发布会议、事务性的公告信息等。


外贸业务管理系统


《订单业务管理系统》是对订单执行的各重要环节进行跟踪管理,公司决策人将在此基础上进行决策分析。


1、报价管理

根据内陆运费、出口运费、各种管理保险费率、产品成本退税等参数设置,自动计算出各种成交方式下的产品报价;也可根据客户还盘价反算利润率或工厂采购价计算,数据准确快捷。

2、销售管理

系统提供多种合同产品生成模式:从客户的询盘或订单表导入、从产品库中多选生成、从确认的报价单导入、从以往合同里选择性导入……大大提高工作效率。

3、采购管理

提供了详尽细致的产品、工厂、采购订单等信息管理,对所有资料信息做科学的整合。

4、单证管理

提供了一整套单证报表,所有数据可以从以上模块继承,数据一次输入就可实现系统共享,无需重复录入。

5、款项管理

针对外贸企业,专门研发了整套财务分析报表,款项进出,利润分析,一目了然。为企业掌握及时的财务情况,提供了可靠的数据分析依据,减少贸易风险。

6、决策管理

为管理层提供众多的业务数据,财务分析;全方位、多角度、多层次的数据分析,为领导层提供全面细致的决策支持,保障决策的准确性和及时性。

7、多个模块、随需组合

业务管理系统还拥有其他多个功能管理模块,外贸管理和实施顾问可以针对不同企业的管理模式和需求,随需组合规划出最佳实施方案。特别,现有功能具备很强的拓展性,数据融通,企业发展转型无后顾之忧,避免了浪费和重复投入。


正确选择外贸管理软件

当前市面上的外贸软件种类繁多,鱼龙混杂,对企业来讲,如何选择一款适合自己的外贸软件,主要注意以下四个方面。

1、考虑开发商的持续服务和升级能力

管理软件不同于杀毒软件之类的工具软件,管理软件已成为越来越重要的企业工作平台,软件开发商能否持续提供良好的维护和升级,是购买管理软件时首先要考虑的问题,如果软件公司不能长期正常经营,将对用户造成极大伤害。

2、了解该软件的实际使用情况

软件公司一般会公布部分客户名单,如果一款软件有较多业内领先的企业正常使用5年以上,则该软件一般不会太差;如果只有少数客户在使用,并且使用时间都较短,则要谨慎,一款成熟的管理软件,需要经过最少3年以上的众多用户的实际使用考验并不断优化和升级,才可能有良好的使用效果,使用短时间内靠模仿开发出来的软件,在功能和使用周期上都没有保证。

3、选择有行业针对性的外贸软件

不同的行业,对数据管理的要求差别很大,如经营化工、机械的,跟经营装饰品、礼品的,对产品数据的管理要求,就截然不同,装饰品、礼品类的公司,对产品图片、包装,成本管理等就要很详细的要求;外贸管理软件的细分也日趋成熟了,购买时可按行业细分来。

4、正确看待C/S与B/S

C/S是 客户机(Client)/服务器(Server),B/S是浏览器(Browser)/服务器(Server)。C/S之间通过任意的协议通信, 一般要求有特定的客户端,比如QQ、MSN、Skype,收邮件用的Foxmail、OutLook,办公用的Excel、Word、PPT,以及2010年的ERP就是C/S模式;B/S模式最常见的就是各种网站,如新浪网、开心网、淘宝网站等。

C/S 与B/S各有其优点,采用何种模式,主要取决于软件的应用场合,C/S更多地用在企业内部,用于管理企业内部各种数据、文档以及进行业务流程控制,B/S 主要用于面对不固定用户群的信息发布、浏览,并进行一些简单的数据提交(如在网站上填写一个用户资料)。

但是随时信息化程度越来越高,WEB式工作模式成为一种趋势,手机办公,平板电脑办公。B/S模式,或者说租用模式,甚至是云存储模式将逐渐的成为主流。


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