一般外贸客户咨询软件的相关功能模块时都会提到单证管理。那什么是外贸单证呢？外贸单证软件就是指在国际结算中的单据、文件与证书，凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等，也就是说单证是整个外贸数据流通过程中很重要的一个环节。  

众所周知，从某种意义上讲，国际贸易是单证贸易，几乎所有贸易环节的具体操作都与单据的交换密切相关，即使是在计算机高度发展的今天，单据也在扮演着相当重要的角色（EDI无纸贸易和电子单据的运用）。不了解和不熟悉单证知识就意味着不懂贸易，无法与业务部门的相关人员进行正确沟通和交流，就意味着所进行的交易将终止。  做好单证工作，从业人员还必须具有功底深厚的国际贸易专业基础理论和  专业外语知识。在对外签订、履行合同过程中，如不了解相关的理论知识，就很容易出差错。在我国的贸易发展进程中曾发生过因单据中的一个单词或字母错误而致几十万甚至上百万美元损失的案件。 

 所以外贸单证软件从业人员必须掌握以下专业知识：贸易政策和贸易惯例法律；贸易实务理论及操作；贸易合同、信用证和单据；与贸易有关的运输、保险、报关等各环节的知识；外语知识则应至少能看懂、理解所有单证的要求并followsuit，以合同、信用证和单据为主线有序操作。相关技能、技巧。单证从业人员应具备多种技能：因此，对外贸单证软件的要求也会更高标准。  汇信外贸单针软件主要包含: 制单，配船，订舱，打印多种单证格式。相同的数据支持所有单据共享，自动做到所有单据的数据完全相符。可以做到一套数据两套单据，方便报关和结汇单据的不同需求等。 

 以往而言，企业必须培养一批精通国际结算规则，精通各种结算方式，精通各种信用证，精通制单结汇的外贸业务员和单证操作人员，同时还应建立一套信用证、单据管理和流转制度。才能够保证整个外贸数据的正常高效运转，现在有了外贸单证软件的问世，将对外贸单证业务员以及整个外贸公司带来了福利。