解读和分享外贸业务流程

2019-09-28 23:27:05 0

每次跟一些刚成立的外贸客户沟通时,他们通常会问外贸软件是什么,管理哪方面的,适合我们公司使用吗?今天,小编就把外贸软件有哪些给您罗列如下:

1.客户询盘:一般在客户下订单之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,Performa Invoice 给客户做正式报价。

3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。

4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按出口合同审核表;的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。

6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产,如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。 如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。

7. 验货:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8.制备基本文件:工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

9.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10. 租船订仓:如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司

11. 安排拖柜:货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。

12. 委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单

13. 获得运输文件: 迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。

14. 准备其他文件:商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求 严格。

15.交单:采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。 以上就是完整的外贸业务流程。

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